Browse Category: User Guide

Tentang Petunjuk Penggunaan Aplikasi e-Faktur

Scan Offline QR e-Faktur

Fitur Scan QR Offline ini bertujuan untuk memudahkan proses Scan QR Faktur, jika pada saat proses Scan QR Online mengalami kendala tidak dapat terhubung ke server DJP Online (dikarenakan server DJP Online sedang tidak stabil atau down).

Bila fitur Scan QR Online pada menu Scan QR akan secara otomatis mem-validasi setiap e-Faktur yang discan satu – persatu, fitur Scan QR Offline ini akan menyimpan terlebih dahulu semua e-Faktur yang discan, baru kemudian validasi dapat dilakukan secara bersamaan (bulk). Secara keseluruhan tidak ada perbedaan pada ketentuan dan hasil keluaran antara Scan Online dan Offline, perbedaannya hanya pada proses Validasi yang dapat ditunda pada Scan Offline.

Catatan: Pastikan Aplikasi Scan e-Faktur Anda sudah terupdate untuk versi terbaru.

 

Berikut langkah-langkah penggunaan fitur Scan Offline QR e-Faktur:

  1. Silahkan akses menu Scan Offline untuk mulai menggunakan fitur Scan QR Offline.

    Pilih menu Scan Offline
    Pilih menu Scan Offline
  2. Pilih menu Scan QR.

    Tampilan Halaman Scan Offline
    Tampilan Halaman Scan Offline
  3. Pada halaman Scan QR Offline, silahkan check pilihan Dapat Dikreditkan jika faktur perlu dikreditkan, atau uncheck jika tidak perlu. (Panduan lebih lanjut klik di sini)Opsi Dapat Dikreditkan
  4. Silahkan pilih Masa Pajak sesuai Faktur. (Panduan lebih lanjut klik di sini)Opsi Masa Pajak
  5. Silahkan isi kolom Keterangan 1 untuk keterangan tambahan jika dibutuhkan. (Panduan lebih lanjut klik di sini)Opsi Keterangan #1
  6. Silahkan isi kolom Keterangan 2 untuk keterangan tambahan jika dibutuhkan. (Panduan lebih lanjut klik di sini)Opsi Keterangan #2
  7. Tap pada Kolom isian QR Code untuk memulai Scan QR dengan menggunakan Kamera atau QR Scanner.

    Tap Kolom Isian QR Code
    Tap Kolom Isian QR Code
  8. Aplikasi akan memastikan jika QR Code valid atau tidak, dan memberikan respon sebagai berikut.
    • QR Code tidak valid. Jika QR Code tidak valid, pesan gagal akan ditampilkan, dan silahkan ulangi Scan dengan QR Code yang valid.

      8a
      Tampilan Pesan Kode QR tidak valid.
    • QR Code valid. Jika QR Code valid, faktur akan disimpan, dan pesan sukses akan ditampilkan.

      Tampilan Pesan Kode QR yang berhasil tersimpan
      Tampilan Pesan Kode QR yang berhasil tersimpan
  9. Faktur yang telah disimpan dapat dilihat pada halaman List Faktur dan untuk selanjutnya divalidasi.
  10. Pilih menu List Faktur.

    Tampilan Halaman List Faktur
    Tampilan Halaman List Faktur
  11. Cek ulang faktur yang telah Anda Scan Offline pada List Faktur Offline. Perlu diketahui, Anda masih diperbolehkan untuk mengubah informasi faktur sebagai berikut:
    • Masa Pajak.
      Klik Masa Pajak pada faktur yang hendak diubah, kemudian pilih Masa Pajak yang dikehendaki, dan klik Simpan. 

      Pilih Masa Pajak pada Kolom Masa Pajak
      Pilih Masa Pajak pada Kolom Masa Pajak
    • Keterangan 1.
      Klik Keterangan 1 pada faktur yang hendak diubah, kemudian ubah Keterangan 1, dan klik Simpan .

      Ubah detail Keterangan 1
      Ubah detail Keterangan 1
    • Keterangan 2.
      Klik Keterangan 2 pada faktur yang hendak diubah, kemudian ubah Keterangan 2, dan klik Simpan .

      Ubah detail Keterangan 2
      Ubah detail Keterangan 2
    • Pilihan Dapat Dikreditkan.
      Klik icon bulat Dikreditkan pada faktur yang hendak diubah, kemudian pilih Iya jika perlu dikreditkan atau Tidak jika tidak perlu dikreditkan. Dan klik Simpan.

      Pilih Iya/Tidak pada Kolom Dikreditkan
      Pilih Iya/Tidak pada Kolom Dikreditkan
  12. Anda juga dapat menghapus faktur yang sekiranya ingin dihapus (Duplikat/Dibatalkan). Klik icon Keranjang Sampah untuk menghapus faktur satu persatu, atau klik tombol Delete All dengan memilih faktur yang hendak dihapus terlebih dahulu untuk menghapus banyak.

    Pilih Hapus untuk menghapus faktur
    Pilih Hapus untuk menghapus faktur
  13. Klik tombol Scan di pojok kanan atas untuk melakukan Validasi semua faktur yang tersimpan.

    Pilih Scan untuk Validasi Faktur
    Pilih Scan untuk Validasi Faktur
  14. Hasil validasi faktur akan dipisahkan berdasarkan status validasi yang didapat, sebagai berikut: (Klik daftar di bawah ini untuk melihat penjelasan lebih lanjut dari masing-masing hasil validasi)

 


 

  • Faktur valid & berhasil tersimpan.
    1. Faktur valid yang telah di-approve oleh DJP akan secara otomatis disimpan.
    2. Silahkan akses menu eFaktur Export untuk melihat faktur valid yang berhasil disimpan. (Lihat panduannya klik disini).
    3. Untuk pengguna berlangganan versi Cloud, setiap faktur yang berhasil tersimpan akan mengurangi counter paket saat ini.
      Tampilan faktur yang berhasil tersimpan pada halaman eFaktur Export
      Tampilan faktur yang berhasil tersimpan pada halaman eFaktur Export

      > Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Faktur dengan NPWP belum terdaftar.
    1. Pilih menu NPWP Tdk Terdaftar.
    2. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan.
    3. Jika Anda login sebagai [ADMIN]:
      • Klik link [Manage NPWP].

        Tampilan Halaman NPWP Tdk Terdaftar
        Tampilan Halaman NPWP Tdk Terdaftar
      • Silahkan lengkapi informasi NPWP, dan klik Simpan.
        Silahkan lengkapi Informasi NPWP
        Silahkan lengkapi Informasi NPWP

        Tampilan pesan Tambah NPWP berhasil
        Tampilan pesan Tambah NPWP berhasil
      • Faktur akan otomatis tervalidasi ulang.
    4. Jika Anda login sebagai [MEMBER]:
      • Silahkan kontak Admin yang bertanggung jawab untuk mendaftarkan NPWP.
      • Klik tombol Scan untuk validasi ulang faktur.

> Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Faktur dengan NPWP yang statusnya sedang tidak aktif.
    1. Pilih menu NPWP Tdk Terdaftar.
    2. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan.
    3. Jika Anda login sebagai [ADMIN]:
      • Klik link [Manage NPWP].

        Tampilan halaman NPWP yang sedang tidak aktif
        Tampilan halaman NPWP yang sedang tidak aktif
      • Pada halaman NPWP, klik icon Status untuk mengubah status Non Aktif menjadi Aktif.

        Silahkan klik Status untuk ubah status NPWP
        Silahkan klik Status untuk ubah status NPWP
      • Kembali ke halaman NPWP Tdk Terdaftar.
      • Klik tombol Scan untuk validasi ulang faktur.

        Silahkan klik Scan untuk Validasi Ulang
        Silahkan klik Scan untuk Validasi Ulang
    4. Jika Anda login sebagai [MEMBER]:
      • Silahkan kontak Admin yang bertanggung jawab untuk mengaktifkan NPWP.
      • Klik tombol Scan untuk validasi ulang faktur.

> Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Faktur dengan Masa Faktur telah melewati Masa Lapor.
    1. Pilih menu Gagal Tersimpan.
    2. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan, yang seharusnya berbunyi “Masa Faktur melewati masa lapor Faktur Pajak“.
    3. Anda dapat memilih untuk tetap menyimpan faktur atau menghapusnya.
    4. Jika Anda memilih untuk tetap menyimpan faktur:
      • Klik icon Simpan pada kolom Actions.

        Pilih tombol Simpan untuk tetap simpan Faktur
        Pilih tombol Simpan untuk tetap simpan Faktur
      • Pilih tombol Simpan.
        Tampilan konfirmasi untuk tetap simpan Faktur
        Tampilan konfirmasi untuk tetap simpan Faktur

        Tampilan pesan sukses tetap simpan Faktur
        Tampilan pesan sukses tetap simpan Faktur
      • Faktur akan disimpan. Silahkan akses menu eFaktur Export untuk melihat faktur yang disimpan. (Lihat panduannya klik di sini).
    5. Jika Anda memilih untuk menghapus faktur:
      • Klik icon Hapus pada kolom Actions.
      • Pilih tombol OK untuk hapus. Dan faktur akan dihapus.

> Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Faktur Normal dengan Faktur Normal Pengganti yang sudah pernah disimpan sebelumnya.
    1. Pilih menu Gagal Tersimpan.
    2. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan, yang seharusnya berbunyi “Anda melakukan Scan Faktur Normal, tetapi Faktur Pengganti dengan nomor ini sudah pernah diinput sebelumnya…“.
    3. Anda dapat memilih untuk tetap menyimpan faktur atau menghapusnya.
    4. Jika Anda memilih untuk tetap menyimpan faktur:
      • Klik icon Simpan pada kolom Actions.

        Pilih tombol Simpan untuk tetap simpan Faktur
        Pilih tombol Simpan untuk tetap simpan Faktur
      • Pilih “Membiarkan faktur pengganti tetap aktif dan juga menyimpan faktur normal ini.
      • Pilih tombol Simpan.
        Tampilan Konfirmasi tetap simpan Faktur
        Tampilan Konfirmasi tetap simpan Faktur

        Tampilan pesan sukses tetap simpan Faktur
        Tampilan pesan sukses tetap simpan Faktur
      • Faktur akan disimpan sebagai Faktur Normal Diganti”. Silahkan akses menu eFaktur Export untuk melihat faktur yang disimpan. (Lihat panduannya klik di sini).
    5. Jika Anda memilih untuk menghapus faktur:
      • Klik icon Hapus pada kolom Actions.
      • Pilih tombol OK untuk hapus. Dan faktur akan dihapus.

> Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Faktur Normal Pengganti dengan Faktur Normal yang sudah pernah disimpan sebelumnya.
    1. Pilih menu Gagal Tersimpan.
    2. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan, yang seharusnya berbunyi “Faktur Normal sudah pernah discan…“.
    3. Anda dapat memilih untuk tetap menyimpan faktur atau menghapusnya.
    4. Jika Anda memilih untuk tetap menyimpan faktur:
      • Klik icon Simpan pada kolom Actions.

        Silahkan pilih Simpan untuk tetap simpan Faktur
        Silahkan pilih Simpan untuk tetap simpan Faktur
      • Anda dapat memilih 1 dari 2 pilihan metode penyimpanan Faktur Pengganti: (1) Membiarkan Faktur Normal (status Diganti) tetap aktif dan menyimpan Faktur Pengganti, yang nantinya akan ada 2 data Faktur yang tersimpan, atau (2) Mengubah Faktur Normal (status Diganti) menjadi Faktur Pengganti, jadi hanya 1 data Faktur yang akan disimpan, yaitu data Faktur Pengganti.
        Pilihan penyimpanan Faktur Normal Pengganti

        Tampilan pesan Faktur berhasil tersimpan
        Tampilan pesan Faktur berhasil tersimpan
      • Faktur akan disimpan sebagai Faktur Normal Pengganti. Silahkan akses menu eFaktur Export untuk melihat faktur yang disimpan. (Lihat panduannya klik di sini).
    5. Jika Anda memilih untuk menghapus faktur:
      • Klik icon Hapus pada kolom Actions.
      • Pilih tombol OK untuk hapus. Dan faktur akan dihapus.

> Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Faktur tidak valid/tidak ditemukan data faktur di DJP.
    1. Penyebab: QR Code/URL Faktur tidak valid.
    2. Pilih menu Gagal Tersimpan.
    3. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan, yang seharusnya berbunyi “Faktur tidak valid, tidak ditemukan data di DJP“.
    4. Klik icon Hapus pada kolom Actions.

      Silahkan pilih Hapus untuk hapus Faktur tidak valid
      Silahkan pilih Hapus untuk hapus Faktur tidak valid
    5. Pilih tombol OK untuk hapus, dan faktur akan dihapus. Silahkan Scan ulang Faktur.
      Tampilan konfirmasi Hapus Faktur
      Tampilan konfirmasi Hapus Faktur

      > Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Faktur sudah pernah disimpan (Duplikat).
    1. Pilih menu Duplikat Faktur.
    2. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan, yang seharusnya berbunyi “Tidak disimpan ke dalam list export, nomor faktur sudah pernah disimpan“.
    3. Klik tombol Hapus List untuk menghapus semua Faktur Duplikat.

      Silahkan pilih Hapus List untuk hapus Faktur Duplikat
      Silahkan pilih Hapus List untuk hapus Faktur Duplikat
    4. Pilih tombol OK, dan semua Faktur Duplikat pada daftar akan dihapus.
      Tampilan Konfirmasi untuk Hapus Faktur Duplikat
      Tampilan Konfirmasi untuk Hapus Faktur Duplikat

      > Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Gagal validasi Faktur.
    1. Penyebab: Gagal terkoneksi ke server DJP karena server DJP sedang offline/tidak stabil. Atau disebabkan karena tidak terhubung koneksi internet di perangkat.
    2. Pilih menu Gagal Tersimpan.
    3. Cek detail status Faktur pada Kolom Keterangan, yang seharusnya berbunyi “Scan Barcode tidak dapat dibaca di Server eFaktur Dirjen Pajak, mohon Anda coba lagi…
    4. Cek koneksi internet di perangkat Anda atau cek status uptime server DJP (dengan menghubungi langsung Layanan Pelanggan DJP Online).
    5. Klik tombol Scan untuk validasi ulang faktur.
      Silahkan klik Scan untuk validasi ulang Faktur yang gagal divalidasi
      Silahkan klik Scan untuk validasi ulang Faktur yang gagal divalidasi

      > Klik untuk kembali ke daftar


 

  • Tidak dapat melakukan validasi faktur dikarenakan sudah mencapai Limit Scan (Untuk pengguna berlangganan versi Cloud).
    1. Jika sudah mencapai Limit Scan, Validasi Faktur tidak dapat dilakukan. Faktur yang gagal tervalidasi dikarenakan Limit Scan tidak mencukupi, akan disimpan pada halaman Gagal Tersimpan, dengan Keterangan “Maaf, limit scan anda sudah habis, silahkan upgrade paket scan anda!“.

      Faktur gagal tervalidasi dikarenakan Limit Scan tidak mencukupi
      Faktur gagal tervalidasi dikarenakan Limit Scan tidak mencukupi
    2. Silahkan kontak Admin yang bertanggung jawab untuk menambah atau memperpanjang paket Anda (Untuk panduan penambahan atau perpanjang paket, klik di sini).
    3. Anda dapat melakukan Validasi ulang Faktur yang Gagal Tersimpan dengan Klik tombol Scan.
      Atau Anda juga dapat melakukan Scan Ulang Faktur pada halaman Scan QR Offline.

> Klik untuk kembali ke daftar